但是，隨著現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)辦公的弊端逐漸顯現(xiàn)。例如，管理模型已經(jīng)過時，而辦公室僅與與其業(yè)務(wù)密切相關(guān)的部分相關(guān)。企業(yè)中的各種信息被劃分為各個孤島。管理費用昂貴。人力資源和辦公資源經(jīng)常閑置或利用率低下;辦公效率和管理效率低下。因此，為了解決這些管理缺陷，人們提出了一種與OA軟件進行協(xié)作的新方法。協(xié)作是指元素與元素相結(jié)合的能力，它表示元素在整個開發(fā)和運營過程中的協(xié)調(diào)與合作的性質(zhì)。近年來出現(xiàn)的協(xié)作式OA辦公系統(tǒng)是一種應(yīng)用程序OA軟件，可協(xié)助多人和多組織完成管理事務(wù)，并通過優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和加強基于知識的信息共享和溝通來提高員工的工作效率。增強應(yīng)用程序單元的管理執(zhí)行力。協(xié)作OA軟件廣泛應(yīng)用于文檔，管理，人員，項目，客戶，財務(wù)，物流，生產(chǎn)和其他管理。

 

　　協(xié)作軟件具有三個顯著特征：第一個是以管理為中心，基于管理的元素以及設(shè)計和構(gòu)建應(yīng)用程序的起點;二是以組織行為為根本，即組織行為中的角色，事件，資源，過程，規(guī)則，狀態(tài)，結(jié)果等得到管理。第三是專注于非結(jié)構(gòu)化信息，這些信息占組織總信息的80%。下面我們共同分析協(xié)作辦公自動化的價值。一、規(guī)范辦公管理以O(shè)A制造商匯高OA為例。協(xié)同OA系統(tǒng)通過建立內(nèi)部溝通平臺，建立信息發(fā)布平臺和加強工作流程來規(guī)范企業(yè)和機構(gòu)的辦公室管理。它主要包括公文管理，車輛管理，辦公材料管理，圖書管理，檔案管理，會議管理等，實現(xiàn)信息共享和及時溝通。例1：在匯高的OA系統(tǒng)中的即時消息中，為了進行通訊和聯(lián)系，該系統(tǒng)通過人員文件的數(shù)據(jù)收集自動生成公司通訊錄，并支持OA移動APP的同步顯示。 支持公共地址簿的共享并提供個人地址簿。通訊錄提供字母索引，這是一種常用的快速搜索方法，例如按名稱查詢。示例2：在匯高的OA系統(tǒng)的文件管理中，為了使員工更容易上手，文件管理使用了紙質(zhì)文件的各種術(shù)語。文件分為三類：類別，文件和文件。整理更加清晰。

 

　　匯高的OA分類管理也明確了人員的任務(wù)劃分，工作交集少了，提高了工作效率。例3：在匯高的OA系統(tǒng)的固定資產(chǎn)管理中，通過引入新穎的固定資產(chǎn)信息注冊和動態(tài)資產(chǎn)變更跟蹤機制，可以相對全面地管理公司的固定資產(chǎn)，包括資產(chǎn)注冊和申請。一系列管理任務(wù)，例如保修，庫存，折舊和統(tǒng)計。它可以準(zhǔn)確計算固定資產(chǎn)的折舊。它具有詳細的資產(chǎn)報告管理功能，可以實時查詢帳戶的帳戶，收據(jù)，報廢，維修，流量和折舊。 加強了固定資產(chǎn)的分級管理，為企業(yè)的經(jīng)營決策提供科學(xué)的依據(jù)。

 

　　二、提高辦公效率協(xié)同OA系統(tǒng)較傳統(tǒng)辦公方式，極大地提高了辦公的效率 ，減少了企業(yè)在人力上的投資， 以前一個部門一個文員，天天忙著找領(lǐng)導(dǎo)簽字，用了OA軟件后企事業(yè)單位就不需要這么多文員了，或總是去找領(lǐng)導(dǎo)簽了，在系統(tǒng)中提個單上去就可以了，超時沒審，自動提醒，提高了工作效率。談到OA能夠提高工作效率，就不得不提到OA提高工作效率的關(guān)鍵工作流。而作為工作流管理專家的匯高OA，擁有十大工作流程，能夠滿足幾乎所以企事業(yè)單位的需求。例如匯高OA審批流程的自動存檔節(jié)點。公司內(nèi)審核單據(jù)都需要存檔，每天逐一手動存檔太麻煩了，OA系統(tǒng)可否實現(xiàn)自動?匯高OA系統(tǒng)的自動存檔節(jié)點就OK了。

 

　　如下圖：領(lǐng)導(dǎo)審批節(jié)點后增加自動存檔節(jié)點，在流程審批結(jié)束以后，系統(tǒng)會根據(jù)提前設(shè)置好的存檔目錄將此流程存儲在對應(yīng)目錄下。那么，匯高OA系統(tǒng)中自動存檔節(jié)點又是如何實現(xiàn)的呢?

 

　　1、我們以簽呈單模板為例說明下如何設(shè)置自動存檔節(jié)點。首先我們進入審批流轉(zhuǎn)審批管理審批設(shè)置審批模板設(shè)置找到簽呈單模板。進入到流程設(shè)置畫面中，點擊自動存檔節(jié)點的按鈕創(chuàng)建一個自動存檔節(jié)點，然后將此節(jié)點放在流程的最后。

 

　　2、然后我們到文檔中心下建立存檔目錄，如下圖的規(guī)章制度下的簽呈文件夾。

 

　　3、第三步，到審批流轉(zhuǎn)審批管理審批設(shè)置審批模板設(shè)置中找到簽呈單，勾選后點擊設(shè)置存檔類目按鈕進入到存檔類目設(shè)置畫面：1)選擇存檔類目：我們選擇提前設(shè)置好的簽呈文件夾。 2)設(shè)置存檔名稱：可按照模板標(biāo)題、部門、姓名、年月日及模板上的控件設(shè)置存檔名稱規(guī)則。在全部設(shè)置完畢之后點擊保存按鈕則完成設(shè)置工作。

 

　　4、我們起草一個單據(jù)看下使用效果：先用王英的帳號起草簽呈單，填寫內(nèi)容后點擊發(fā)送按鈕流轉(zhuǎn)到審批人劉曉宇帳號。

 

　　5、劉曉宇收到待辦后點擊同意按鈕完成單據(jù)審批。由于我們是在劉曉宇的審批節(jié)點后設(shè)置的自動存檔節(jié)點，那么我們查看下簽呈文件夾下是否有此審批單。

 

　　6、我們打開簽呈文件夾可以看到此文件夾下存在我們剛剛發(fā)起的測試單據(jù)。

 

　　7、點擊單據(jù)名稱可以直接打開模板查看。這樣的工作流程審批對于匯高OA來說，小case啦!

 

　　三、降低辦公費用將傳統(tǒng)的紙張?zhí)顚戇^程電子化，尤其是長途電話、傳真、復(fù)印、打印和辦公用紙費用，真正實現(xiàn)無紙化辦公，是企業(yè)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。 比如，辦公室用品常出現(xiàn)無故丟失、損壞、浪費、分配不均、不配套、進價過高等現(xiàn)象，無疑增加了公司在辦公室用品這塊的費用。而通過OA系統(tǒng)對辦公用品的有效管理，相信對企事業(yè)單位辦公費用的降低起了極大的促進作用。匯高OA系統(tǒng)的辦公用品模塊根據(jù)單位的辦公用品的購買，入庫，領(lǐng)用流程而設(shè)計的，特別適用于分批次購買，各部門領(lǐng)用的模式，具有完善的輸入，統(tǒng)計，查詢功能。這樣就更可以合理規(guī)范對企業(yè)辦公用品的管理。如圖所示總而言之，與傳統(tǒng)辦公方式相比，協(xié)同OA系統(tǒng)的價值優(yōu)勢很多。包括能夠規(guī)范辦公管理、提高辦公效率、降低辦公費用等等。