想要確保OA系統(tǒng)良好的運行，應該對此作出相應的OA系統(tǒng)管理規(guī)范說明。小編在此提出了以下幾點正確的使用說明和計劃，因此希望能夠通過我的意見和建議幫助到大家。

　　1、公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)劃分(職能劃分)

　　OA系統(tǒng)最重要的是需要一個職能權(quán)限和分工的明確，對于公司管理而言，公司的數(shù)據(jù)分析及公司之間的數(shù)據(jù)，公司需要管理，重要的賬號管理等方面，這必須有一個清晰的分工與權(quán)限，上級與下級之間、公司職能管理都不能越權(quán)。

　　2、公司文檔管理

　　文檔管理是OA系統(tǒng)最最重要的地方，員工在使用文檔的時候，需要統(tǒng)一的格式，包括在通知、轉(zhuǎn)發(fā)、審批等必須有一個非常強的規(guī)范性。

　　3、oa系統(tǒng)設(shè)計表單版塊

　　OA系統(tǒng)在設(shè)計表單時，必須明確規(guī)范性，包括OA表單、流程、審批、時限等必須嚴格執(zhí)行不能發(fā)生使用權(quán)限越權(quán)或流程等出錯的問題。

　　4、公司信息保密工作公司任何的員工都不能在OA使用過程中泄露給非公司的人員，因此在訪問公司重要信息的時候需要加密進行。

　　5、在OA實施過程中，若將系統(tǒng)進行統(tǒng)一的規(guī)范性管理，會讓這個系統(tǒng)在使用工作流程中使用起來更順利，更加有效率，首先我們需要在系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題進行不斷優(yōu)化，其次也可以根據(jù)管理者的規(guī)范說明進行設(shè)計，在OA系統(tǒng)工作完善后，使用者也必須根據(jù)OA使用規(guī)范來管理OA，否則將無法進行工作的開展。