作為知識管理的工具，OA軟件一旦被成功引進后，將為企業(yè)帶來：

 

知識的獲?。撼爽F(xiàn)成的文檔資料外，知識更多的存在于的日?；顒拥倪^程中，并不斷的在產(chǎn)生和更新的過程中。因此OA應擴大其對企業(yè)管理的涵蓋面，深入企業(yè)的運營，同時將知識管理貫穿于企業(yè)運作的各個環(huán)節(jié)，讓企業(yè)可以隨時隨地的關注、跟蹤和攫取業(yè)務過程中產(chǎn)生的知識，并進行及時的記錄，而不必從頭撰寫文檔或單純的以文檔的形式展現(xiàn)。例如對一個客戶從獲得信息到簽單的銷售過程可以很方便的隨時被記錄，簽單結束后便可自動形成知識庫的一部分；另外就是OA也可以進一步擴展成為搜索、整合和組織各種外部信息的平臺，并將其中的信息轉(zhuǎn)化為知識供訪問者共享。

知識的整理：知識的原始形態(tài)是雜亂無章的，因此需要對各種結構化和非結構化知識的有序管理。這包括提供對各種形式(PPT、EXCEL、WORKD、圖片、掃描)文檔的存儲；對各種數(shù)據(jù)和信息的轉(zhuǎn)化；提供可高度定義的知識目錄；提供可細分的，多角度的共享權限安全設定；提供各種知識展現(xiàn)平臺；提供知識與知識之間的關聯(lián)等。

 

知識的分發(fā)：完成了知識的獲取和整理后，下一步就需要將這些有價值的知識通過各種手段進行廣泛的傳播。因此一方面，知識可以以各種形式展現(xiàn)，例如內(nèi)外網(wǎng)站、企業(yè)新聞、電子期刊、相關文檔等；另一方面還可以通過知識訂閱、交流社區(qū)、即時通訊、網(wǎng)絡學校、工作流程等進行分發(fā)；分發(fā)對象可以為某個部門的人員，也可以為整個企業(yè)或外部的合作伙伴等。

 

利用知識：完成了知識分發(fā)后，下一步的工作就是促進人員有效的對知識進行汲取，并對知識的轉(zhuǎn)化進行評估和分析。這包括知識的查詢，如提供出色的信息檢索功能、知識關聯(lián)、知識地圖等使企業(yè)在業(yè)務過程中可以迅速地獲得需要查找的信息；學習評估和考核，提供各種學習和測驗工具；知識分析和統(tǒng)計，從各種角度分析知識的結構、內(nèi)容以及被閱讀的情況，判別知識的價值和人員的趨向等。

 

創(chuàng)新知識：知識被汲取并加以利用后，又會在實踐中產(chǎn)生新的知識。因此知識管理還需要利用創(chuàng)建、溝通、交流等手段讓新的知識顯性化，補充到原有的知識體系中，并重新進入知識獲取、存儲、共享、利用、創(chuàng)新的新一輪循環(huán)，以實現(xiàn)知識的不斷更新和積累。這包括在日常工作中隨時和便利的創(chuàng)建知識；新知識能夠迅速進入原有的知識體系；與人力資源管理相結合，對知識積累的考核和激勵；突破組織界限，進行動態(tài)的靈活的溝通交流，聯(lián)合內(nèi)外部的知識力量等。