收文管理是對(duì)單位收到的公文進(jìn)行管理的過程，公文到達(dá)后,收文登記人選擇公文類別，登記公文，送交相關(guān)人員進(jìn)行擬辦，根據(jù)公文模板附帶的審批辦理流程，送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批示，并送交相關(guān)部門承辦、傳閱等。收文登記人也可以自定義下一步相關(guān)處理人員，然后由審批人再選擇下一步處理人，適用于不確定辦理流程的收文。
公文收文管理包括兩種模式：
一種是通過管理員預(yù)先設(shè)置好的收文模板和收文流程，進(jìn)行收文登記、審核、批示、承辦、監(jiān)控、管理等一系列操作。適用于收文流程比較規(guī)范、審批人比較固定的企事業(yè)單位，比如行政文、黨委文、工會(huì)文都有與之對(duì)應(yīng)的模板和審批流程。
另一種是采用系統(tǒng)自帶的收文模板，并由收文登記人選擇擬辦人，擬辦人選擇批示人，適用于收文流程比較靈活、審批人不固定的企事業(yè)單位。
收文處理單的格式可以自定義。

功能特點(diǎn)

收文管理功能符合國(guó)務(wù)院辦公廳于1993年11月21日發(fā)布、2001年1月1日施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，及中央軍委于2005年10月7日頒布、2006年1月1日實(shí)施的《中國(guó)人民解放軍公文處理?xiàng)l例》。
收文管理分兩種類型，一種可以自定義收文模板和收文流程，實(shí)現(xiàn)不同的收文走不同的審批流程，適用于比較規(guī)范的收文管理；另一種是使用固定模板和自由流程，適用于比較靈活的收文管理。
在收文流轉(zhuǎn)過程中，只有待辦人員才有權(quán)打開批辦，其他人都不能打開。最后由公文管理員對(duì)公文進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，可采用自動(dòng)歸檔和手工歸檔。
收文能實(shí)現(xiàn)多次分發(fā)、翻印，并與系統(tǒng)中的檔案管理功能結(jié)合，對(duì)收文文件進(jìn)行歸檔。
由于我們?cè)谑瞻l(fā)文管理中采用了MS Office插件的技術(shù)，系統(tǒng)可以提供：掃描輸入、原文引入、手寫筆輸入、手工錄入、從電子郵件中直接轉(zhuǎn)入多種錄入方式。

 

OA工作流管理專家

匯高的工作流完全超越同類產(chǎn)品，我們稱之為工作流2.0，相比工作流1.0，我們更加注重流程的智能性和數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，可以滿足各項(xiàng)復(fù)雜的流程管理需求，實(shí)現(xiàn)辦公流程和業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一化管理和持續(xù)優(yōu)化：
1.      支持固定流程、自由流程、自由順序流程、分支流程、并發(fā)流程、直到流程、半自由流程、無流程、承辦流程、震蕩流程、協(xié)同流程等十余種不同類型的流程跳轉(zhuǎn)方式；
1.      純?yōu)g覽器圖形化流程設(shè)計(jì)，通過拖拽方式實(shí)現(xiàn)工作流程的編輯；
2.      人工節(jié)點(diǎn)和系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)，自由流程和固定流程，文本表單和電子表單，絕對(duì)崗位和相對(duì)崗位融會(huì)貫通；
3.      可以按數(shù)值、時(shí)間、崗位、權(quán)限等各種設(shè)置進(jìn)行條件跳轉(zhuǎn)，分流或合流，也可以設(shè)定允許在流轉(zhuǎn)過程中自定義流程或修改已設(shè)定的流程，流程支持直流、分流、并流、條件分支、流程嵌套以及各種協(xié)辦、聯(lián)辦等復(fù)雜流程；
4.      一張審批單可適用全單位，無需對(duì)不同部門重復(fù)設(shè)計(jì)多個(gè)表單和流程；
5.      具有靈活的崗位和角色設(shè)置，支持一人多崗、固定崗位、相對(duì)崗位等，可復(fù)制流程，大大減少流程設(shè)置的數(shù)量；
6.      支持申請(qǐng)及審批退文功能，可以退到以前的任何一級(jí)，也可以直接退回發(fā)起人；
7.      在審批過程中，支持痕跡保留，電子印章，手寫簽名、全文批注、套紅；
8.      可以實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)審批過程的催辦、督辦、統(tǒng)計(jì)；
9.      輕松實(shí)現(xiàn)多流程、多表單、多系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合，如報(bào)銷單和借款單、OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)等的數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)。
10.   支持協(xié)同流程。能夠?qū)κ聞?wù)性審批通過協(xié)同流程進(jìn)行靈活處理。
11.   支持同一審批單在WEB端、手機(jī)端采用不同的展現(xiàn)形式，使其更符合使用習(xí)慣。
 

圖表 4?1系統(tǒng)截圖：可以構(gòu)建財(cái)務(wù)、人事、行政等各種類型的工作流程
 

圖表 4?2系統(tǒng)截圖：可以設(shè)計(jì)漂亮的申請(qǐng)單，并插入個(gè)人簽名
 

圖表 4?3系統(tǒng)截圖：可以設(shè)計(jì)各種復(fù)雜而靈活的審批流程
 

圖表 4?4系統(tǒng)截圖：可以實(shí)時(shí)查詢工作流程的審批進(jìn)展
 
 
靈便的數(shù)據(jù)整合
隨著企業(yè)信息化的完善，財(cái)務(wù)系統(tǒng)、進(jìn)銷存、ERP、CRM、OA、HR、BI等系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)管理、生產(chǎn)、銷售上不可或缺的助力。但是，各個(gè)系統(tǒng)的不斷增加，信息孤島現(xiàn)象就會(huì)越來越明顯。為了防止因?yàn)樾畔⒐聧u的產(chǎn)生而阻礙信息化建設(shè)的前面步伐，梳理各個(gè)系統(tǒng)之間的關(guān)系，把系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)、審批、報(bào)表有效地整合起來，達(dá)到所有系統(tǒng)統(tǒng)一登錄、統(tǒng)一審批、所有報(bào)表統(tǒng)一查看，從而實(shí)現(xiàn)提高每個(gè)組織、每個(gè)人的工作效率已經(jīng)成為不可避免的問題。
匯高為解決這一難題，提出了如下的解決方案。

系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)整合

在匯高協(xié)同辦公系統(tǒng)中，各項(xiàng)流程的數(shù)據(jù)并非孤立存在，而是相互關(guān)聯(lián)，可極大地減少重復(fù)工作，降低人工誤差，提升工作的效率和精度，比如：
1.      報(bào)銷單和借款單的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：在填寫報(bào)銷單的時(shí)候，可直接調(diào)出之前的借款單，提取借款金額，直接計(jì)算出報(bào)銷的結(jié)余，無需出納手工計(jì)算；
2.      費(fèi)用單和預(yù)算單的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：在填寫費(fèi)用單的時(shí)候，直接關(guān)聯(lián)到預(yù)算單的額度，自動(dòng)計(jì)算出預(yù)算余額，以合理控制費(fèi)用，供申請(qǐng)人和審批人參考；
3.      請(qǐng)假單和休假單的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：在填寫請(qǐng)假單的時(shí)候，根據(jù)歷史記錄顯示出本年度已請(qǐng)假的天數(shù)，計(jì)算出剩余天數(shù)，供申請(qǐng)人和審批人參考。
 
示例：費(fèi)用報(bào)銷單和借支單間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。圖表7所示的費(fèi)用報(bào)銷單，在關(guān)聯(lián)了圖表6所示的借支單之后，借支單上的流水號(hào)及金額會(huì)自動(dòng)填錄到費(fèi)用報(bào)銷單中。


圖表 4?5關(guān)聯(lián)借支單
 
圖表 4?6關(guān)聯(lián)費(fèi)用報(bào)銷單
 

系統(tǒng)間數(shù)據(jù)整合

OA系統(tǒng)以流程管理為核心，而其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)以數(shù)據(jù)管理為核心，因此將協(xié)同辦公系統(tǒng)的流程和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，就成為信息化建設(shè)中一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。
匯高協(xié)同辦公系統(tǒng)作為一個(gè)數(shù)據(jù)集成的平臺(tái)，可以全面、靈便的實(shí)現(xiàn)和第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這是通過與第三方系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建立連接來實(shí)現(xiàn)的。用戶可以建立很多個(gè)數(shù)據(jù)源，無論這個(gè)數(shù)據(jù)源是MySQL、SQLServer還是Oracle，無論這個(gè)第三方應(yīng)用系統(tǒng)是C/S或是B/S架構(gòu)，都可以與之建立數(shù)據(jù)源。
比如ERP、HR、CRM、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步交換和共享，從而消除信息孤島，減少重復(fù)工作。典型應(yīng)用如：
¤  OA系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)共享產(chǎn)品和出入庫(kù)數(shù)據(jù)；
¤  OA系統(tǒng)和HR系統(tǒng)共享人員、部門結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)；
¤  OA系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)共享費(fèi)用與憑證數(shù)據(jù)。
不僅如此，建立數(shù)據(jù)源鏈接后，還可以設(shè)置數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，讓OA系統(tǒng)自動(dòng)提取第三方應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。這樣當(dāng)OA系統(tǒng)流程中表單的一個(gè)字段值發(fā)生變化后，其他一個(gè)或多個(gè)字段會(huì)跟著發(fā)生變化。例如：客戶編碼和客戶名稱、客戶電話之間的關(guān)聯(lián)，當(dāng)客戶編碼被改變的時(shí)候，對(duì)應(yīng)的客戶名稱和客戶電話相應(yīng)發(fā)生關(guān)聯(lián)變化。
如下圖某用戶的“采購(gòu)申請(qǐng)單”表單中，申請(qǐng)人的信息和物品信息分別來源于HR系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)。
 

圖表 4?7包含HR和ERP信息的表單
匯高協(xié)同軟件中生成的數(shù)據(jù)還可以回寫到第三方應(yīng)用系統(tǒng)中。這個(gè)功能是通過后臺(tái)觸發(fā)程序來實(shí)現(xiàn)的。后臺(tái)觸發(fā)程序分為兩類：畫面后臺(tái)觸發(fā)程序和流程后臺(tái)觸發(fā)程序。每個(gè)畫面都可以設(shè)置一個(gè)后臺(tái)觸發(fā)程序，一個(gè)模塊可以設(shè)置一個(gè)流程后臺(tái)觸發(fā)程序，提供了審批完成前、審批完成后、每步審批完成前、每步審批完成后等處理接口。
如圖表 4?9所示，經(jīng)過OA系統(tǒng)審批通過的費(fèi)用報(bào)銷單中的信息，在審批通過后，被回寫到財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中。
 

圖表 4?8表單數(shù)據(jù)回寫
 

強(qiáng)大的報(bào)表統(tǒng)計(jì)——實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化決策管理

國(guó)內(nèi)最領(lǐng)先、最好用的報(bào)表工具，可以輕松自定義各種類型的表單和報(bào)表格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總分析，生成各種報(bào)表和視圖，為領(lǐng)導(dǎo)層的科學(xué)決策提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐：  
1.      對(duì)所有流程中的數(shù)據(jù)方便的提取、匯總，實(shí)時(shí)生成各種報(bào)表和視圖，并實(shí)現(xiàn)對(duì)流程單據(jù)內(nèi)容的分視圖查詢；
2.      在流程、任務(wù)、人事、資產(chǎn)、辦公用品等管理功能中集成大量的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)決策和績(jī)效考核提供精準(zhǔn)支持；
3.      在建立表單的時(shí)候，可以自動(dòng)生成一對(duì)一，一對(duì)多的明細(xì)表，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同明細(xì)表的統(tǒng)計(jì)匯總；
4.      可以設(shè)置表單任何區(qū)域和字段的讀、寫權(quán)限，使用更安全。
 
 
圖表 4?9部門費(fèi)用年分析表

圖表 4?10辦公費(fèi)用分析柱狀圖

圖表 4?11流程審批超時(shí)統(tǒng)計(jì)報(bào)表

圖表 4?12業(yè)務(wù)生產(chǎn)數(shù)據(jù)日?qǐng)?bào)、月報(bào)、年報(bào)報(bào)表

完全開放的自定義平臺(tái)

匯高自定義開發(fā)平臺(tái)就像魔方一樣靈活組合、隨需應(yīng)變。
這是一個(gè)完全開放的應(yīng)用開發(fā)平臺(tái)、流程管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)集成平臺(tái)，在這個(gè)平臺(tái)上，你能夠像轉(zhuǎn)動(dòng)魔方一樣，高效率且高質(zhì)量的配置出個(gè)性化的應(yīng)用系統(tǒng)，無需代碼級(jí)操作，完美實(shí)現(xiàn)通用產(chǎn)品和個(gè)性化應(yīng)用的完美統(tǒng)一，完美滿足企業(yè)不斷發(fā)展和變化的管理需要。
匯高自定義開發(fā)平臺(tái)是業(yè)內(nèi)最成熟、最完善、最易用的系統(tǒng)，目前我們標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品中辦公用品管理、資產(chǎn)管理、CRM等功能模塊均為該平臺(tái)搭建而成。這就意味著我們可以將大量的開發(fā)工作轉(zhuǎn)變成實(shí)施工作，從而極大的提升二次開發(fā)的效率，降低二次開發(fā)的周期和成本。

圖表 4?13自定義模塊圖解
 
¤  匯高自定義平臺(tái)的功能
1.      能夠建立子系統(tǒng)
2.      能夠建立模塊畫面，包括錄入畫面、瀏覽畫面、類別畫面。
3.      在瀏覽畫面中能夠增加自定義按鈕，自定義按鈕能夠傳入?yún)?shù)并打開關(guān)聯(lián)畫面。
4.      建立的畫面能夠自動(dòng)生成系統(tǒng)URL，將URL寫入到系統(tǒng)的菜單內(nèi)，能夠?qū)⒔⒌漠嬅鎾斓讲藛紊?，形成系統(tǒng)的一部分。
5.      不僅整合OA系統(tǒng)中其它模塊的數(shù)據(jù)，還能夠利用外部數(shù)據(jù)源與第三方數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。
6.      集成工作流的全部功能。審批狀態(tài)、審批人、審批步驟等數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)與表單數(shù)據(jù)同步。
7.      實(shí)現(xiàn)表單、數(shù)據(jù)、報(bào)表的集成，實(shí)現(xiàn)功能完整的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。
¤  匯高自定義平臺(tái)的特點(diǎn)
1.      面向應(yīng)用：以成熟的OA系統(tǒng)組件為基礎(chǔ)，自己就可以快速構(gòu)建個(gè)性化的應(yīng)用系統(tǒng)。
2.      關(guān)注業(yè)務(wù)：極大的減少畫面和程序開發(fā)工作量，更專注于業(yè)務(wù)邏輯而非開發(fā)技術(shù)。
3.      自由擴(kuò)展：極其簡(jiǎn)便的調(diào)整現(xiàn)有組件、開發(fā)新的組件，不必依賴于廠商的二次開發(fā)。
4.      按需集成：通過數(shù)據(jù)源設(shè)置可無縫整合系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)，以及第三方業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。
5.      快速原型：以畫面而非文檔來確認(rèn)需求，更直觀、更精準(zhǔn)，讓設(shè)計(jì)和開發(fā)同步完成。
6.      集成工作流：實(shí)現(xiàn)工作流與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，讓業(yè)務(wù)系統(tǒng)更強(qiáng)大、更靈活、更適用。
¤  匯高自定義平臺(tái)解決的問題：
1.      產(chǎn)品難：通用產(chǎn)品太僵化，滿足不了個(gè)性化需求，又如何滿足未來需求……
2.      項(xiàng)目難：定制開發(fā)成本太高，周期太長(zhǎng)，風(fēng)險(xiǎn)太大，牽扯太多精力……
3.      開發(fā)難：廠商店大欺客，二次開發(fā)溝通困難，效率低下，成本高昂……
4.      接口難：開發(fā)接口形同虛設(shè)，根本就用不起來，當(dāng)初怎么沒發(fā)現(xiàn)……
5.      人才難：要是能自己開發(fā)新模塊就好了，但還要再養(yǎng)幾個(gè)程序員……

移動(dòng)OA，全面移動(dòng)化辦公

匯高OA系統(tǒng)提供了適用于IOS和安卓手機(jī)應(yīng)用APP程序，用戶安裝APP程序之后即可進(jìn)行移動(dòng)辦公。
匯高協(xié)同OA系統(tǒng)手機(jī)客戶端包括了用戶經(jīng)常使用的信息中心、審批中心、公文收文、公文發(fā)文、日程、文檔中心、通訊錄、會(huì)議和考勤等九大功能模塊。