原來(lái)上班第一件事情是看郵件，查看今天的工作計(jì)劃、安排、進(jìn)度;之后上內(nèi)網(wǎng)，看看集團(tuán)內(nèi)部、各分公司的新聞，了解兄弟公司的最新情況。然后開(kāi)始一天的工作。工作中經(jīng)常跑來(lái)跑去，排隊(duì)、簽字、蓋章，總之都是忙忙碌碌的，原有的OA軟件也無(wú)法幫助我們完成審批事項(xiàng)的處理等工作。而A6上線后，我們信息獲取更加簡(jiǎn)便了，集團(tuán)內(nèi)所有新聞與各種公告都會(huì)在第一時(shí)間出現(xiàn)了屏幕的右下角，公司內(nèi)部也不需要通過(guò)郵件來(lái)進(jìn)行溝通了。而且A6審批功能還大大減少了審批蓋章的來(lái)回跑腿工作，讓我們可以用更多的時(shí)間來(lái)處理手頭工作，而且整個(gè)辦事審批效率也比以前大大提高。就是從下面分公司來(lái)成都出差，或者從總部到下面分子公司出差，也不會(huì)擔(dān)心有什么事情忘記處理或者忘記帶什么資料，因?yàn)樗匈Y料都放在A6系統(tǒng)上，到目的地登錄A6，就都可以看到了，簡(jiǎn)單方便。出差的時(shí)候如果沒(méi)上新OA系統(tǒng)看一下，都覺(jué)得心里好像有個(gè)事情沒(méi)放下……”成都市興網(wǎng)傳媒有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱)一位員工如此描述致遠(yuǎn)A6上線前后他的感受。

　　OA軟件升級(jí) 一把手來(lái)把關(guān)

　　作為成都地區(qū)最大的廣播有線電視網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)營(yíng)商，旗下?lián)碛?個(gè)分公司和17個(gè)子公司，在管理模式上，則采用集中管控的模式。即每個(gè)區(qū)(市)縣的分子公司，管理當(dāng)?shù)氐挠芯€網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)、維護(hù)以及收費(fèi)等業(yè)務(wù)，但區(qū)(市)縣分子公司的各種業(yè)務(wù)事項(xiàng)的申請(qǐng)審批則是由成都的興網(wǎng)傳媒總部來(lái)集中進(jìn)行處理的。這在成都市內(nèi)還不明顯，而位于新都、都江堰、大邑等地的郊區(qū)縣，其審批工作則往往需要花費(fèi)相當(dāng)多時(shí)間在往返路途上，這無(wú)形中降低了效率并產(chǎn)生了許多不必要的開(kāi)支。同時(shí)，作為國(guó)有大型企業(yè)，興網(wǎng)傳媒日常管理所用的公文流轉(zhuǎn)也面臨著同樣效率與費(fèi)用問(wèn)題。

　　成都市興網(wǎng)傳媒有限責(zé)任公司成立于2004年7月，是由成都市國(guó)有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)監(jiān)管的國(guó)有股份制廣播電視網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和運(yùn)營(yíng)企業(yè)，擁有有線廣播電視網(wǎng)絡(luò)干線近50000公里，注冊(cè)用戶160多萬(wàn)，是我國(guó)中西部最大的有線廣播電視網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商之一。目前網(wǎng)絡(luò)覆蓋成都市金牛、高新、青羊、成華、錦江五城區(qū)和新都、青白江、金堂、龍泉驛、溫江、郫縣、都江堰、彭州、新津、雙流、蒲江、邛崍、大邑、崇州等14個(gè)郊區(qū)縣(市)，在成都市有線電視網(wǎng)絡(luò)占據(jù)絕對(duì)優(yōu)勢(shì)的市場(chǎng)份額。

　　以“興生活、網(wǎng)精彩”為己任的，在內(nèi)部變革的要求下，開(kāi)始了新一輪的以提升辦公效率為核心的信息化建設(shè)工作。特別是在汶川5.12特大地震中，興網(wǎng)傳媒領(lǐng)導(dǎo)班子在僅實(shí)施2個(gè)月的A6辦公平臺(tái)上進(jìn)行了一次論壇討論方式的緊急會(huì)議，及時(shí)有效地安排了地震時(shí)期的工作，有力地保障了當(dāng)?shù)仉娨?、廣播網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)，此次網(wǎng)絡(luò)論壇會(huì)議的召開(kāi)，也大大提高了全公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新OA辦公平臺(tái)的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)了各地分子公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)上新OA平臺(tái)的決心。為此，興網(wǎng)傳媒各部門主管領(lǐng)導(dǎo)歷時(shí)半個(gè)月的時(shí)間，在興網(wǎng)傳媒總經(jīng)理周捷良的帶領(lǐng)下梳理本部門的工作流程，將興網(wǎng)傳媒所屬各部門流程重新進(jìn)行梳理，有力地保證了興網(wǎng)傳媒A6協(xié)同系統(tǒng)的實(shí)施進(jìn)度。“這也相當(dāng)于重新做了一次企業(yè)內(nèi)部的規(guī)劃”致遠(yuǎn)協(xié)創(chuàng)的實(shí)施顧問(wèn)王忠華如此描述A6實(shí)施過(guò)程中的梳理。

　　高效運(yùn)作 快速流轉(zhuǎn)

　　“它最大程度地解決了我們公文流轉(zhuǎn)的無(wú)紙化與審批流程的高效運(yùn)作問(wèn)題。”OA系統(tǒng)管理員黃浩一開(kāi)始就表示了對(duì)A6協(xié)同的喜愛(ài)。

　　首先，A6完全解決了企業(yè)公文流轉(zhuǎn)無(wú)紙化的要求，更有效地提高了企業(yè)公文收發(fā)的效率。之前，興網(wǎng)傳媒公文流轉(zhuǎn)同其他企業(yè)一樣，一般采用紙質(zhì)公文郵寄或人工送達(dá)方式，時(shí)間長(zhǎng)、費(fèi)用高、易出錯(cuò)。以從集團(tuán)總部發(fā)往各地的公文為例，原先紙質(zhì)公文，從擬稿、審批、印制、封發(fā)在送達(dá)各分子公司，起碼需要3天時(shí)間，而這其中大部分的時(shí)間都花在了郵寄的路途上、等待領(lǐng)導(dǎo)的審批上，而且還需要人工來(lái)進(jìn)行封發(fā)、送達(dá)。而如果是下屬單位的請(qǐng)示文，則時(shí)間就需要一周左右，遇到有些緊急的事務(wù)，只能是先電話告知，正式文件隨后寄達(dá)。而如果領(lǐng)導(dǎo)外出，不在公司無(wú)法審批的情況，就直接影響到文件的流轉(zhuǎn)速度。

　　在A6上線后，興網(wǎng)傳媒的公文流轉(zhuǎn)效率快速提高。目前，集團(tuán)內(nèi)部的發(fā)文已經(jīng)完全放棄的紙質(zhì)公文的模式，完全采用了電子化公文，從擬稿、審批、封發(fā)、交換、監(jiān)督、督辦等各個(gè)環(huán)節(jié)完全電子化處理，從根本上提高了辦公效率，更有效地減少了人力成本(免去了擬稿審批、封發(fā)、送達(dá)所占用人工等)、時(shí)間成本(節(jié)約了公文在途時(shí)間、審批占用時(shí)間等)與辦公費(fèi)用(減少了紙張、印刷、快遞等)的支出，為建設(shè)集約型企業(yè)作出了貢獻(xiàn)。

　　其次，A6協(xié)同的應(yīng)用，也極大地提高了興網(wǎng)傳媒內(nèi)部管理審批效率。目前，興網(wǎng)傳媒的各種審批表單覆蓋行政管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、人力資源、財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)等部門。

　　興網(wǎng)傳媒的部分表單應(yīng)用

　　“表單的應(yīng)用，有效地規(guī)范了企業(yè)內(nèi)部的管理制度，做到了流程清晰、管理明確，讓的管理水準(zhǔn)也達(dá)到ISO9000的管理要求。”

　　特別是分子公司到集團(tuán)的各種審批單據(jù)，之前需要專人從下面縣區(qū)來(lái)到成都集團(tuán)總部進(jìn)行審批，而且還需要清楚該事項(xiàng)是由哪個(gè)部門、哪個(gè)人負(fù)責(zé)審批，且需要清楚負(fù)責(zé)審批的人是否出差，集團(tuán)內(nèi)部的審批也是如此。這就導(dǎo)致審批效率低、進(jìn)度慢、管理成本難以降低等諸多問(wèn)題。比如財(cái)務(wù)單據(jù)審批，經(jīng)常需要興網(wǎng)傳媒集團(tuán)公司經(jīng)理進(jìn)行審批，而由于領(lǐng)導(dǎo)十分繁忙，經(jīng)常出差，無(wú)法簽字審批的事情時(shí)有發(fā)生。同時(shí)，原有紙質(zhì)單據(jù)簽字審批管理模式缺乏相應(yīng)的流程控制與追溯機(jī)制，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，推諉扯皮在所難免。

　　當(dāng)采用A6協(xié)同后，在梳理清內(nèi)部審批流程的基礎(chǔ)上，將其固化在A6協(xié)同之內(nèi)，再輔之以相應(yīng)的管理審批表單，搭建起興網(wǎng)傳媒的網(wǎng)絡(luò)審批軟件的管理平臺(tái)。在應(yīng)用過(guò)程中，各種審批只要填寫到對(duì)應(yīng)的表單之中，不用清楚具體審批負(fù)責(zé)人是誰(shuí)，他是否出差，只要點(diǎn)擊發(fā)送，該審批就會(huì)按照事先設(shè)定好的流程由相關(guān)人員進(jìn)行審批，免去了審批的奔波、占有人力、來(lái)回的費(fèi)用，以及由于相關(guān)負(fù)責(zé)人無(wú)法審批而造成的延緩，只要訪問(wèn)互聯(lián)網(wǎng)，登錄到A6協(xié)同之中，這項(xiàng)審批就可以立即處理。辦公效率大大提高，而且辦公費(fèi)用更是以看得見(jiàn)的速度減少。

　　A6系統(tǒng)中的表單以及對(duì)應(yīng)的審批流程

　　應(yīng)用數(shù)月見(jiàn)成效

　　短短幾個(gè)月使用，A6給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都帶來(lái)了極大 “快感”，它的高效、便捷、使用簡(jiǎn)便都給使用過(guò)A6的人留下了深刻印象。特別是將個(gè)人辦公桌面與公司信息發(fā)布平臺(tái)的有機(jī)結(jié)合，讓每一個(gè)使用OA的員工都能保證個(gè)人工作、單位信息獲取兩不誤。集團(tuán)公司以及分子公司的大量新聞、公告都通過(guò)OA平臺(tái)來(lái)進(jìn)行發(fā)送，這讓全集團(tuán)的員工都能在第一時(shí)間看到，這也讓其原有的公司內(nèi)部網(wǎng)站基本停用。

　　除了在新聞信息傳遞上具有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，興網(wǎng)傳媒的A6協(xié)同平臺(tái)還是目前成都傳媒集團(tuán)下屬所有企業(yè)中，應(yīng)用狀況最好、使用人數(shù)最多、能夠完成工作種類最多、工作效率提升最明顯的OA辦公平臺(tái)。曾任職成都日?qǐng)?bào)集團(tuán)，現(xiàn)為集團(tuán)總經(jīng)理的周捷良，在2-3年前也曾在日?qǐng)?bào)集團(tuán)使用過(guò)一套OA系統(tǒng)，但效果不理想，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)無(wú)法知道下面的人在做什么，而現(xiàn)在則由于覺(jué)得信息太多了，將許多審批權(quán)利下放給副總，由副總處理即可。這也充分顯示了興網(wǎng)傳媒A6協(xié)同平臺(tái)應(yīng)用的成功。此外，興網(wǎng)傳媒上級(jí)單位成都傳媒集團(tuán)在了解到興網(wǎng)傳媒A6協(xié)同應(yīng)用效果后，也表示“在整個(gè)成都傳媒集團(tuán)中，至少有5-6套OA系統(tǒng)正在應(yīng)用，但都不理想，沒(méi)有一套OA系統(tǒng)像興網(wǎng)集團(tuán)A6系統(tǒng)用的這么成功!”甚至成都傳媒集團(tuán)的董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)也在其中開(kāi)通了賬號(hào)，一同享受協(xié)同辦公帶來(lái)的工作“快感”。

　　目前，興網(wǎng)傳媒正準(zhǔn)備對(duì)A6協(xié)同系統(tǒng)進(jìn)行深化應(yīng)用，在進(jìn)一步完善公文以及固定模板協(xié)同審批模式的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步深入挖掘A6協(xié)同平臺(tái)的使用效果，提升公司內(nèi)辦公效率，實(shí)現(xiàn)A6平臺(tái)的全員應(yīng)用，為“興生活、網(wǎng)精彩”的目標(biāo)增添一份助力。

　　本文由OA軟件整理，此文觀點(diǎn)不代表本站觀點(diǎn)