辦公自動化(Office Automation，簡稱OA)是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

　　對于企業(yè)來說，傳統(tǒng)辦公模式難以實現(xiàn)工作細(xì)化，在任務(wù)安排、公文收發(fā)和流程節(jié)點山的工作很亂而且復(fù)雜，這難以避免地降低了工作效率，影響組織上下溝通協(xié)調(diào)。尤其是無紙化辦公與有紙化辦公在預(yù)算成本上的根本性差別。那么OA系統(tǒng)對于企事業(yè)單位發(fā)揮了什么樣的作用?

　　第一，OA系統(tǒng)提高企業(yè)信息化管理

　　OA系統(tǒng)主要以工作流提高企業(yè)工作效率。工作節(jié)點的設(shè)置系統(tǒng)解決了工作任務(wù)和文件的處理問題，單據(jù)的審批、簽章不會受上級或相關(guān)部門時間或空間上的限制，系統(tǒng)自動提醒和電子化處理節(jié)省大量時間和人力，多變的工作流處理方式提供事件多種解決渠道。

　　第二，OA系統(tǒng)無紙化辦公降低企業(yè)運營成本

　　企業(yè)每天處理大量事務(wù)需要紙張、辦公耗材，難免造成浪費。OA系統(tǒng)實現(xiàn)信息化辦公，原本需要在紙面上形成的文件完全由系統(tǒng)文件代替，不僅節(jié)約成本，而且解決大量文件存放的空間問題和查找問題。

　　第三，消除信息孤島

　　OA辦公系統(tǒng)在企業(yè)部門由于其信息和資源的共享性，通過數(shù)據(jù)交換、采集、組織、打包，并通過信息門戶向所有使用OA系統(tǒng)的企業(yè)員工按其權(quán)限提供信息服務(wù)，打破了信息孤島和資源孤島，企業(yè)各部門因OA系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息共享，使行政管理工作集中化、流程化、規(guī)范化，達(dá)到資源的有效共享。

　　第四，強化任務(wù)安排，職責(zé)明確

　　OA辦公系統(tǒng)按照不同部門安排職責(zé)，將職責(zé)問題規(guī)范化，系統(tǒng)中的待處理問題清晰可見，避免因忙碌或其他突發(fā)事件造成的遺忘或權(quán)責(zé)不清。

　　第五，逃脫時間、空間束縛

　　OA系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)辦公信息化和科學(xué)化，而且不再拘泥于傳統(tǒng)模式下的辦公室行為，所有用戶在共享企業(yè)資源的基礎(chǔ)上，打破了時間與空間的束縛，實現(xiàn)智能辦公、移動辦公。各級領(lǐng)導(dǎo)和員工能夠跨越時間和空間的障礙，在網(wǎng)絡(luò)覆蓋下即可使用互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備包括筆記本、PAD、智能手機(jī)在內(nèi)的電子設(shè)備達(dá)到辦公目的。

　　第六，加強企業(yè)內(nèi)部資源管控

　　OA系統(tǒng)的安全性保證了企業(yè)內(nèi)部資源不會因人員的流失或網(wǎng)絡(luò)被攻擊而泄密。傳統(tǒng)模式下的企業(yè)因人才流失而喪失大量的客戶資源和文件性企業(yè)機(jī)密，而OA系統(tǒng)設(shè)置了內(nèi)部資源下載的權(quán)限和客戶資源的統(tǒng)計功能，其避免了內(nèi)部員工在使用過程期間因私人或不利目的給企業(yè)造成的侵害。

　　由此可見，OA系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展到一定階段，自身難以實現(xiàn)科學(xué)管理或在管理過程中出現(xiàn)效率低下、浪費巨大等現(xiàn)象時出現(xiàn)的，為提高企業(yè)管理的信息化工具。僅憑筆者一言難以將OA辦公系統(tǒng)所有優(yōu)點涵蓋，希望讀者在使用過程中逐漸發(fā)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)對企業(yè)管理產(chǎn)生的作用以及影響。

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