(1) 我國的OA系統(tǒng)起源于政府的公文和檔案管理。由于計劃經(jīng)濟體制的影響，政府對企業(yè)的管理除了依靠法律、法規(guī)之外，還有大量的行政指令和指示。企業(yè)在進行許多決策的時候，也經(jīng)常需要向主管的政府部門請示匯報。另外，當時的政府官員和企業(yè)領導經(jīng)常是你來我往難以分辨，并且存在著比較嚴格的對應關系，即企業(yè)領導與政府官員行政級別掛鉤，因此在企業(yè)應用紅頭文件就比較自然。此時的OA系統(tǒng)就是以公文處理、檔案管理為核心的辦公管理系統(tǒng)，其實辦公就是辦文。
(2) 隨著企業(yè)的介入，OA軟件也有一定的發(fā)展，加入了很多企業(yè)的特性。OA現(xiàn)在強調的知識管理，強調了業(yè)務流程的整合，但是，效果并不是很理想。主要功能的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡單的人事管理等。盡管解決了企業(yè)中存在的層級結構，傳統(tǒng)的辦文程序，從文件起草、審閱、會簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個環(huán)節(jié)，存在流程復雜,流轉時間長,導致辦公效率低，決策緩慢等問題。但是由于在機構和流程上很難作很大的改動，因此解決之道就是采用先進的計算機和網(wǎng)絡技術，不僅將辦文內容電子化,而且實現(xiàn)整個辦文過程電子化,從根本上改變了傳統(tǒng)的工作模式。
在此種情況下,OA的所有工作不過是將手工工作搬到計算機網(wǎng)絡上，并利用了計算機技術的一些先進特點,卻沒有增加任何先進的管理理念和方法。另外辦公自動化的處理的信息范圍實在過于有限，僅僅處理一些公文就可以稱為辦公自動化了嗎？如果我們仔細觀察市面上的OA產(chǎn)品，所提供的附加功能的深度和廣度也是非常讓人失望的。這就是我們目前的辦公自動化系統(tǒng)所處的基本現(xiàn)實和困境。這也是我們的客戶對0A不滿意的焦點所在。
辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段(見圖2-1)：從PC機加上個人辦公軟件實現(xiàn)的文字處理是第一個階段，這個階段大概在20世紀80年代到90年代初，主要是實現(xiàn)文字處理，就是單機的辦公自動化;第二個階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn),局域網(wǎng)和關系數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個階段應該在90年代;第三個階段在21世紀初期，這個階段的特點是以群件技術為基礎、以協(xié)同工作和知識管理為目標的辦公自動化。第四個階段，即協(xié)同辦公門戶，這個階段的特點是OA系統(tǒng)作為整個組織內部信息化的入口，相對于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站），與組織內各個業(yè)務系統(tǒng)進行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。
第一代OA：在組織內缺乏很好的溝通渠道，第一代OA以email、個人office辦公軟件處理為核心，便于個人處理日常工作。
第二代OA：主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。第二代OA加入了很多的輔助功能，如BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能相對獨立,這樣的功能也可以用內部網(wǎng)站的形式實現(xiàn)。這些功能對于企業(yè)沒有實際的幫助。
而開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價格比較低,尤其是這類產(chǎn)品開發(fā)成本比較低,對軟件公司的要求也不高，對企業(yè)沒有起到實際的使用價值。
第三代OA：在第二代OA產(chǎn)品功能上加強了，并加入了很多功能，如加入了工作文件文檔管理、人事檔案管理、辦公資產(chǎn)記錄、外部郵件收發(fā)、內部通信,特別是在流程審批方面逐步得到了加強。但是第三代OA的功能還是相對對立，尤其是與組織的核心業(yè)務還是沒有掛接上來，只是停留在將工作由紙質化轉變電子化的程度。面對這樣的功能，我們會問:這樣的辦公自動化到底解決了什么問題？組織特別是企業(yè)用了辦公自動化系統(tǒng)到底解決了什么問題。
實際上，這是兩個相關的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化以及與其他系統(tǒng)之間的關系，同時我們也不能忽略技術的影響。因此我們需要新一代的OA系統(tǒng)。