成都高新區(qū)科技局，由于工作性質上的需要，常常要召集區(qū)內企業(yè)召開各種不同的培訓會議。小王的工作之一就是要通知這些企業(yè)派人來開會，并將相關的文件等事先發(fā)下去。小王每次的做法是打電話通知，逐一確認相關企業(yè)參加會議，如遇召集企業(yè)的數(shù)量多至數(shù)百家時，小王通常要預留整整一周的時間來處理打電話的工作。而通過QQ群等即時通信工具，一方面企業(yè)會投訴經常在QQ群消息的彈出信息會影響日常工作，另一方面，通過QQ群發(fā)送消息，并不能保證群內相關企業(yè)都能及時看到信息，也不能及時與企業(yè)確認參會信息，這些都很讓園區(qū)的工作人員頭疼。

      
       工作量大，耗時多，煩瑣且內容單一，讓小王的工作熱情很難保持在一個較高的水準，同時也讓整個工作的效率比較低下。“我每次一想到要通知開會，看著那長長的幾百家企業(yè)名單，就覺得頭疼，有沒有什么軟件或者工具能夠解決信息溝通傳遞和信息確認這一問題呢？如果能像QQ或者郵件那么簡單方便、最重要的是能夠保證對方確實收到并有反饋就最好了……”小王一直很期盼信息化能夠解決這一問題。

“一把手”讓推廣變通途

       這不僅僅是小王一個人的呼聲，也是整個成都高新區(qū)管委會和園區(qū)企業(yè)的共同呼聲。

       成都高新區(qū)分為南部和西部兩個園區(qū)，南部園區(qū)位于成都市南，規(guī)劃面積52平方公里。而西部園區(qū)位于成灌高速路兩側，規(guī)劃面積約35平方公里。區(qū)域面積大且兩部分相隔較遠，讓區(qū)內企業(yè)與管理服務機構之間的往來及公文等傳遞等都較為不便，需要花費不少的時間和精力在往返交通之上。為此，園區(qū)管委會希望通過一套政務辦公系統(tǒng)，來解決區(qū)內公文交換難，特別是路途較遠的街道辦事處的公文交換難的問題；并有效減少行政開支，提高區(qū)內服務機構的工作效率。為此，通過多方面的考察和比較，成都高新區(qū)最終選擇了在西部政府部門廣泛應用的匯高協(xié)創(chuàng)A6協(xié)同管理軟件政務版來實現(xiàn)其園區(qū)辦公自動化的夢想。

       “剛上線的時候，不少部門的工作人員對我們引入的A6協(xié)同還有一定的抵觸心理。因為新的辦公方式改變了舊有的模式，所有人都必須按照梳理后的流程辦公，這讓大家很不習慣，一些抵觸也是難免的，這也讓我們最初的推廣工作有一些難度……”成都高新區(qū)科技局許濤說，“但是我們管委會主任韓春林同志，曾任成都電子科技大學校長，對信息化工作非常支持，認為OA系統(tǒng)的引入是必須的而且是及時的。為此，韓主任帶頭使用，并要求我們制定了‘每周工作日志報告’流程。要求各部門主要領導每周必須通過A6將周工作日志發(fā)送給管委會的主要領導，從而以管委會主要領導帶動部門領導，部門領導帶動各部門工作人員的方式，有力推動了A6系統(tǒng)在全區(qū)內的應用。”經過一段時間的推廣、培訓和深化應用，“大家越來越離不開A6協(xié)同系統(tǒng)來處理文件，交換工作資料。A6協(xié)同讓他們覺得工作越來越方便。”

       目前，A6協(xié)同系統(tǒng)已涵蓋成都高新區(qū)政府所有部門、街道辦事處（社區(qū)）等共計33個部門，解決了以往部門單獨辦公系統(tǒng)的局限性，打破了部門間的“信息孤島”。方便了高新區(qū)管委會內部工作人員的溝通，讓整個管委會運轉效率大大提升。

       而利用A6政務版協(xié)同二元化工作流的強大功能，設置了套紅模板252份，收發(fā)流程132個，各類電子表單38份，實現(xiàn)了高新區(qū)內公文交換、政務信息、督查督辦、信息報送、辦公用品申領等功能。

統(tǒng)一通信，讓協(xié)同應用更全面

       “一把手”工程的A6協(xié)同辦公平臺，使成都高新區(qū)管委會的整體辦公模式進入到前所未有的信息化深入層面，這時，新的問題擺在了領導者面前，這就是文章開頭的那幕情景。如何提高政府對企業(yè)的服務效率？如何讓政府工作人員在一個整合的工作環(huán)境中實現(xiàn)高效地對內對外協(xié)作溝通？區(qū)內企業(yè)不可能作為用戶進入園區(qū)管委會的協(xié)同辦公系統(tǒng)，區(qū)內各部門政府工作人員也不可能隨時隨地守在A6協(xié)同系統(tǒng)中，這就讓原本信息及時傳遞、便捷溝通的本意打了折扣。

       為此，成都高新區(qū)管委會采用區(qū)內企業(yè)——成都立方體科技有限公司開發(fā)的統(tǒng)一通信平臺，在A6協(xié)同中以統(tǒng)一通信插件的方式，給園區(qū)管委會協(xié)同政務的應用提供了更加廣泛的協(xié)同方式，也讓A6協(xié)同有了更加強大的通訊、溝通能力。通過統(tǒng)一通信平臺，管委會的工作人員可以在A6中將文件或會議通知通過電子郵件、手機短信、IM等方式發(fā)送給企業(yè)，企業(yè)可通過手機短信等方式回復。甚至還可以通過其提供的網絡電話與相關人員直接通話，大大降低了溝通的難度、提升了溝通的效率。管委會的工作人員也可以使用手機訪問A6協(xié)同系統(tǒng)，接收和處理待辦文件。文章開頭出現(xiàn)的小王，現(xiàn)在再也不必為打數(shù)百個電話而花費數(shù)天時間，她只需選擇要通知的企業(yè)，點擊發(fā)送信息，系統(tǒng)會自動向企業(yè)聯(lián)系人發(fā)送電子郵件、手機短信、QQ消息、MSN消息，只要系統(tǒng)中有聯(lián)系人的任一聯(lián)系方式，就可將信息送達聯(lián)系人。聯(lián)系人接收到信息后，可以手機短信等方式回復確認，小王只需檢查通信日志，就可對聯(lián)系人的接收情況和回復確認情況一目了然，對于未回復的聯(lián)系人，小王可在系統(tǒng)中直接對該聯(lián)系人拔打電話，作針對性地確認。這樣一來，原本要花費數(shù)天時間的工作量，現(xiàn)在只需幾秒即可完成，保證每個人都會通過各種各樣的方式收到通知，輕輕一選、鼠標一點，以往的煩惱一掃而空，大大提高了工作效率。
 

       在統(tǒng)一通信平臺支持下的A6協(xié)同已經擴展演變?yōu)楦咝聟^(qū)政府對區(qū)內企業(yè)的服務平臺，提高了政府的服務質量，減輕了政府的服務工作量。
 

       “現(xiàn)在，A6不僅僅是我們高新區(qū)政府內部的辦公平臺，同時也是高新區(qū)政府對區(qū)內企業(yè)的高效服務平臺。大家普遍反映，統(tǒng)一通信的信息通道覆蓋面廣，通知效率極高，現(xiàn)在大家更喜愛用A6了。” 成都高新區(qū)科技局許濤說道。
 

建設綠色和諧的服務型管委會

       A6的引進，不僅幫助高新區(qū)管委會提升對區(qū)內企業(yè)的服務質量，更給管委會帶來極大的“綠色”收益。

       僅以政務工作中最常見的交換文件為例，以往高新區(qū)內文件的收發(fā)、交換，通常交換一份文件需要印刷30多份，然后等待各相關部門來領取，這通常需要1-2天文件所涉及到的部門才能全部收到；而現(xiàn)在只需要幾分鐘，需要交換的文件就能送到文件所涉及的相關領導的電腦上。同時加載了統(tǒng)一通信平臺的匯高A6協(xié)同，還為成都高新區(qū)管委會和區(qū)內企業(yè)提供了更多的通信渠道和功能，如短信提醒、郵件提醒、電話提醒、移動掌上A6等等，更可以讓相關信息在第一時間發(fā)送到。這極大地方便了園區(qū)管委會與區(qū)內企業(yè)的溝通，更減輕了政府工作人員的服務工作量。

       在極大地方便園區(qū)內信息交換、傳遞的同時，政務協(xié)同系統(tǒng)的應用，也為打造綠色新區(qū)做出了一定的貢獻。以一份文件4頁紙、發(fā)33個部門，按照2008年發(fā)送文件數(shù)為基數(shù)進行統(tǒng)計。通過A6政務協(xié)同系統(tǒng)，2008年初步估計節(jié)約紙張近30萬張！這就相當于保護了154棵大樹！更由于協(xié)同政務系統(tǒng)的應用，以往僅僅為文件交換所花費的交通費用、人工費用及其他相關費用都可以節(jié)省下來，這也變相地節(jié)省了汽油等能源、更減少了二氧化碳的排放。為建設綠色新區(qū)、環(huán)保新區(qū)和可持續(xù)發(fā)展新區(qū)，起到了表率的作用。
 

       目前，成都高新區(qū)已經建成A6協(xié)同政務應用范圍最廣、應用規(guī)模最大、應用程度最深的國內高新區(qū)，也是國內第一家將協(xié)同政務平臺與統(tǒng)一通信平臺整合應用、實現(xiàn)管委會與園區(qū)企業(yè)緊密聯(lián)系、內外協(xié)同的高新區(qū)。